Gezamenlijk plannen in scheepsbouw

Bij dit scheepsbouwproject in Sri Lanka was de belangrijkste uitdaging de afstemming tussen kernteams: ontwerp-, inkoop- en productieteams. Dit verhoogde het risico van te late oplevering van het project. In dit specifieke project werd dit risico verder verhoogd door:

1. Lange inkoopdoorlooptijden van materialen uit het buitenland
2. Enkele belangrijke ontwerpbeslissingen nog te nemen door de klant die flexibiliteit nodig had voor verzoeken tot wijziging
3. Onduidelijke prioriteiten voor ontwerp- en aankoopwerk

Om deze uitdaging aan te gaan, hebben we een systeem voor gezamenlijke planning opgezet. De eerste belangrijke stap was om elk team af te stemmen op het hoofddoel van het project (op tijd leveren) en dit doel te verdelen in mijlpalen voor elk team. De projectplanning werd gezamenlijk opgezet, zodat elk team (ontwerp, inkoop en productie) hun eigen taken kon identificeren en plannen om de productie voor te bereiden. Twee stroomopwaartse stromen werden geïdentificeerd als de sleutel om de productie voor te bereiden:

1. Informatiestroom met ontwerp en tekeningen
2. Materiaalstroom met inkoop van grondstoffen

Andere voorbereidende taken met betrekking tot veiligheid, personeelsbehoefte, machines en gereedschappen werden ook aangepakt en geprioriteerd.

Zodra voor elk team prioriteiten werden gesteld, er is een overlegstructuur opgezet om ervoor te zorgen dat het project onder controle blijft. Er werd twee wekelijkse vergaderingen georganiseerd:

1. Voorbereidingsteam overleg om het stroomopwaarts voorbereidingswerk te controleren
2. Productieteam overleg om de productieplanning te controleren

Tijdens deze vergaderingen besteden multidisciplinaire teams aandacht aan:

1. Evalueer respect van planning,
2. Identificeer afwijkingen,
3. Start acties om deze afwijkingen aan te pakken,
4. Herzie prioriteiten voor komende dagen en weken en,
5. Plan opnieuw indien nodig

Het productieteam zorgde voor de link tussen deze twee vergaderingen om ervoor te zorgen dat de impact op de productie werd overwogen en geïdentificeerd.

Dit transparante, betrouwbare en realistische planningssysteem maakte het mogelijk het hele project onder controle te houden.